Imagina que emites una factura en 2025, la declaras en tu trimestral y, un año después, el cliente te dice que nunca te la pagó y que no tenías que haberla incluido. Primer impulso: entrar en pánico. Pero espera, porque en la mayoría de los casos el asesor tiene razón y el cliente, no. Te explicamos por qué, y qué puedes hacer si te encuentras en esta situación.

Criterio de devengo vs. criterio de caja: ¿cuál es la diferencia?

Cuando eres autónomo y tributas en el IRPF, Hacienda necesita saber en qué momento apuntas tus ingresos y gastos. Para eso existen dos criterios:

  • Criterio de devengo: declaras el ingreso cuando nace el derecho a cobrarlo, es decir, cuando haces el trabajo o entregas el producto, aunque todavía no hayas visto un euro en tu cuenta.
  • Criterio de caja (o de cobros y pagos): declaras el ingreso cuando lo cobras de verdad. Suena más lógico, ¿verdad? El problema es que no todo el mundo puede usarlo.

El criterio general que aplica Hacienda por defecto es el de devengo. El criterio de caja es una opción, y como tal, tienes que haberla elegido expresamente. Si no lo has hecho, no se aplica.

¿Quién puede optar por el criterio de caja en el IRPF?

El reglamento del IRPF permite optar por el criterio de cobros y pagos a determinados autónomos, entre ellos los que calculan su rendimiento por la modalidad simplificada del método de estimación directa. Pero ojo: que puedas hacerlo no significa que lo hayas hecho.

Para que se aplique el criterio de caja en el IRPF tienes que haberlo ejercitado expresamente. No basta con estar en estimación directa simplificada. Si no optaste por él en su momento, tributa por devengo, sin excepciones.

¿Qué pasa entonces con una factura emitida y no cobrada?

Si emitiste la factura, realizaste el trabajo y el servicio quedó devengado en 2025, ese ingreso corresponde a 2025. Da igual que no hayas cobrado. Así lo establece la normativa del Impuesto sobre Sociedades, que se aplica también a los autónomos en estimación directa para imputar ingresos y gastos:

  • El ingreso se imputa al período en que se produce el devengo.
  • La fecha de cobro no cambia eso.
  • El hecho de que la factura siga impagada no es motivo para rectificar las autoliquidaciones de 2025.

En resumen: declaraste bien. El error no es tuyo.

Ejemplo práctico

Marcos es autónomo, trabaja como instalador y tributa en estimación directa simplificada. En octubre de 2025 termina una obra y emite la factura correspondiente. Su gestor la incluye en el tercer trimestre de IRPF. En 2026, el cliente le dice que no la pagó y que habría que rectificar lo declarado.

El gestor de Marcos tiene razón al no rectificar: el trabajo se realizó en 2025, el ingreso se devengó en 2025 y debe declararse en 2025. Marcos nunca optó por el criterio de caja, así que no puede aplicarlo ahora de forma retroactiva. La declaración está hecha correctamente.

Lo que sí podría analizarse en ejercicios posteriores es si esa factura reúne los requisitos para tratarse como un crédito de dudoso cobro o incobrable, lo cual es una cuestión distinta que habría que estudiar caso por caso.

¿Y si la factura realmente no se va a cobrar nunca? Los créditos de dudoso cobro

Que tengas que declarar el ingreso en el año del devengo no significa que estés atrapado para siempre. La normativa fiscal contempla la posibilidad de deducir como gasto el importe de un crédito cuando cumple ciertos requisitos para considerarse de dudoso cobro o directamente incobrable.

Esto no se hace de forma automática ni en el mismo ejercicio: hay condiciones concretas que deben cumplirse y un momento específico en el que se puede imputar ese deterioro o gasto. Si crees que estás en esta situación, lo mejor es consultarlo con tu gestor para analizar si aplica a tu caso.

Consejos prácticos

  1. Revisa si optaste por el criterio de caja. Si no lo recuerdas, tu gestor puede comprobarlo. Es una opción que debe ejercitarse expresamente y en el momento adecuado.
  2. No rectifiques por las prisas. Si declaraste bien por devengo, rectificar sin motivo puede crear más problemas que soluciones.
  3. Documenta los impagos. Guarda todos los rastros: facturas, correos, reclamaciones. Te pueden servir si en el futuro quieres justificar un crédito de dudoso cobro.
  4. Analiza el dudoso cobro con tu gestor. Si la deuda lleva tiempo sin cobrarse y cumple los requisitos, puede haber una vía para deducirla en ejercicios posteriores.
  5. No tomes decisiones fiscales solo. Una factura impagada tiene más implicaciones de las que parece. Antes de tocar nada, consulta.

Conclusión

Si eres autónomo, tributas en estimación directa simplificada y no optaste expresamente por el criterio de caja, declaras tus ingresos cuando se devengan, no cuando los cobras. Eso significa que una factura emitida y no cobrada en 2025 debe aparecer igualmente en tus declaraciones de 2025. No es un error del gestor, es la norma general. Otra cosa es lo que pueda hacerse en ejercicios siguientes si la deuda resulta incobrable, pero eso ya es un análisis diferente que merece su propio estudio.

Resumen rápido

  • El criterio general en el IRPF es el de devengo: declaras cuando haces el trabajo, no cuando cobras.
  • El criterio de caja existe pero es opcional y hay que haberlo elegido expresamente.
  • Estar en estimación directa simplificada no implica aplicar el criterio de caja automáticamente.
  • Una factura impagada no justifica por sí sola rectificar lo declarado.
  • Si la deuda es incobrable, puede haber vías en ejercicios posteriores, pero requieren análisis específico.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puedo cambiarme al criterio de caja ahora para no declarar facturas que no he cobrado?

No de forma retroactiva. El criterio de caja debe ejercitarse en el momento y la forma que establece la normativa. No puedes aplicarlo con carácter retroactivo para modificar declaraciones ya presentadas.

¿Qué diferencia hay entre el criterio de caja del IVA y el del IRPF?

Son regímenes distintos y funcionan por separado. Estar acogido al régimen especial del criterio de caja en IVA no significa que lo estés también en IRPF. Cada uno tiene sus propios requisitos y hay que optar por ellos de forma independiente.

¿Cuándo puede deducirse una factura impagada como gasto?

La normativa fiscal permite tratar ciertos créditos como de dudoso cobro o incobrables cuando se cumplen determinados requisitos, como el tiempo transcurrido desde el vencimiento o la existencia de un proceso judicial. El momento en que puede imputarse ese gasto y las condiciones concretas dependen de cada caso, por lo que conviene analizarlo con un gestor.

¿Tengo que denunciar al cliente que no me paga para poder deducir la factura?

No siempre. Los requisitos para acreditar un crédito incobrable no exigen necesariamente una denuncia penal, aunque sí suelen requerir algún tipo de reclamación documentada. Lo importante es tener pruebas del impago y del intento de cobro. Consulta tu caso concreto para saber qué aplica.

¿Tienes dudas sobre cómo declarar tus ingresos o qué hacer con una factura que no te han pagado? En EcomSolutions llevamos la fiscalidad de autónomos digitales de forma clara y sin agobios. Cuéntanos tu caso y te ayudamos a tomar la decisión correcta.